一、義務人收到本分署傳繳通知或命到場報告之公文時，若屆期不克前往而有申請改期或陳述意見之必要者，可透過本信箱為之。
二、義務人申請改期或陳述意見後，經本分署評估仍有請義務人自行到場之必要時，而以公文通知義務人自行清償或命到場報告者，仍請義務人於公文規定之時間內，親自至本分署辦公室清繳欠款或報告財產狀況。
三、義務人於陳述信箱留言時，除填寫義務人真實姓名及聯絡方式外，並請於內文敘明：

　　 1.義務人身分證字號或統一編號（不知執行案號，必填）。
　　 2.執行案號（不知免填）。
　　 3.承辦股別（不知免填）。
　　 4.陳述事項。