法務部行政執行署屏東分署

檔案歷史淺談(客家語南四縣腔)文字對照稿

壹、開場介紹

各位朋友大家好、大家平安，歡迎大家來收聽屏東鴨拉幾歐，現是在夏天了，天氣一年比一年熱，在這提醒各位朋友，不管是出去玩或是在外頭工作，記得多喝茶，避免中暑(熱到)。繼續上次介紹屏東分署的成立、辦理的業務、辦公廳舍的接收，有幾位朋友聽了節目後問我，為什麼要這樣將屏東分署介紹給大家知。在此跟各位朋友報告說明一下，相信大家聽到我的聲音，可能會猜出我的年紀，大概是多少歲的人，我老實跟大家講我已經快50歲的人囉，聽節目的朋友，假如有跟我大概一樣歲數的人，我們可能有共同的症頭，「坐下椅子想睡覺、躺下床又睡不著」，各位朋友不要誤會不是這樣，哈哈，跟大家開個玩笑。

貳、文件對機關、事件的重要性

我相信跟我差不多一樣歲數的人，應該時常會想到還小的時候許多記憶、回憶，小時候跟誰時常去哪裡玩，玩什麼?像我時常想起我小時候跟我同庄頭的小孩，在伯公廟玩捉迷藏，在家後面的河圳捉魚、烤魚吃，不管烤的魚好不好吃，到現在想來實在很好玩。所以，我每次回去以前住的老家時，看到伯公廟，捉迷藏的這些記憶畫面總會在我的眼前浮現，看到家後面的河圳，就想起捉魚、烤魚吃的趣味。看到伯公廟、河圳，就會想到以前好玩又趣味的事。

這些又跟屏東分署有什麼關係?有喔，現在屏東分署在做一件事，要把檔案管理做的更加精緻化。什麼又是檔案呢?為什麼要把檔案做的更精緻化，先向各位朋友介紹「檔案」這個名詞，簡單來說，在公務機關我們做過的業務留下來的文書資料就是檔案，我們機關的業務以行政執行為主，從移送機關把案件送來屏東分署後，就會開始分案給書記官辦理執行的程序，案子結束後，這些辦理執行過程的文書，不是馬上丟掉喔，必須依照案件的重要性保存一定年限。除了主要業務行政執行會有文書資料外，還會有什麼文書資料會變成檔案？屏東分署除了行政執行業務外，還有維持機關正常運作的行政業務，譬如人事、會計、總務、研考業務，這些業務辦理過程留下來的文書資料，在結束後也會依這些文書的重要性，保存一定的時間。

講到這，大家人一定有一個問題，為什麼會保存這些文書資料。像我們在家裡用過的東西，不需要用的時候，不是就把它丟掉，為什麼要保存，保存這些又有什麼用處？

請大家聽我解釋說明，行政機關的公務人員可能會因為個人的生涯規劃、或是上面的職務指派而有調動，人來來去去，不過，屏東分署的運作都會一步一步順序的走，在屏東分署工作的人，基於自己的職務執行的業務，從開始不管是行政的規劃、還是執行的分案、執行到完成，都會留下文書紀錄。這些文書紀錄，都是一種寶貴的經驗也是機關的過程歷史，根據這些文書的案件重要性，保存一定的時間，這些文件就是文書檔案。這樣做，可以讓後面人或比較沒經驗有需要參考的承辦人來學習及瞭解前面的人做法。

這些過去的業務文書、檔案，可以讓我們瞭解前面的人當時在辦這個業務想法、角度，甚至那時的時空背景是什麼，都可以用這些文書檔案還原，像我的工作業務，負責機關採買、廳舍維護，為了機關設備使用有一貫性或是廳舍整理前，必須先瞭解之前它的基礎工程、工法、前面維修的工法等等，我們就需要去翻看以前的檔案資料，這樣(之前)事先的瞭解及準備，才可以把事情做的更好。

常常利用假日，來看這些以前的前輩承辦工作的文書檔案，雖然我們都沒見過面，不過，從這些文書檔案中，讓我好像回到他們辦業務的那個時候，可以感受到前輩用心，這些重要的文件都是前人心血及智慧。因為有這些智慧的傳承，我們才可以學習及瞭解。

歷史可借鏡、回顧，可檢討過去，從檢討中可以展望未來。這就是檔案的重要性。

參、檔案建立機關文化

從另一方面來看，廣泛的檔案不只是文書檔案，硬體設施也算是一種有生命意義的歷史檔案。屏東分署算是新成立的單位，成立至今只有二十二年的時間，但他的廳舍是接受舊屏東看守所，這建築物已有40餘年的歷史，從外觀、建築風格，用以前的舊照片比對，跟現有建築比較起來，沒有相差太多。不過這廳舍見證了屏東看守所時代的關押刑事被告、少年犯到現在以行政執行為主的屏東分署，這建物見證了二個機關許多大大小小時事，相信，不管是以前在這服務的屏東看守所員工還是從屏東分署退休的員工，看到這的一景一物，都會想起過去在這的很多回憶。這就是別人都沒有，惟有屏東分署獨有的歷史檔案。

肆、宣導檔案保存重要性

以上的介紹，大家就知道，檔案的種類、檔案保存的重要性，透過這些檔案，我們可以瞭解、追溯過去，前面的人是如何用心，如何辛苦建立制度，到現在我們眼晴所看到的一切。讓我們後面的人用感謝的心，繼續前人的努力，一步一步接著走下去。在這基礎下，讓我們一步一步更加進步。

今天就先講到這，下一次，我們會延續檔案的話題，請到我們屏東分署退休人員跟大家打嘴鼓，講以前的屏東分署事給大家聽，感謝大家的收聽。歡迎下次的收聽屏東鴨拉幾歐。